Dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử

Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp. Việc tìm dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử chất lượng sẽ giúp các bạn giải quyết vấn đề hóa đơn điện tử doanh nghiệp hiệu quả. 

1. Hóa đơn điện tử là gì? Các loại hóa đơn điện tử 

1.1 Hóa đơn điện tử là gì?

Theo điều 3 của Nghị định 119/2018/NĐ - CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của Luật kế toán. 

Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thực hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 

1.2 Các loại hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 5 Nghị định 119/2018, hiện nay hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau: 

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. 

Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp bao gồm hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử. 

2. Nội dung, thông tin hóa đơn điện tử

Điều 6 Nghị định 119 quy định hóa đơn điện tử phải có các nội dung bao gồm: 

- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có mã số thuế);

- Tên số lượng đơn vị tính, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền

thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT; 

- Tổng số tiền thanh toán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

- Mã của cơ quan thuế với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. 

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung liên quan khác (nếu có).

3. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử

3.1 Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 

Nghị định chính số 123/2020/NĐ - CP (Nghị định 123) ngày 19/10/2022 quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài Chính cũng đã có Thông tư 78/2021 hướng dẫn triển khai. Theo đó, điều 15 của Nghị định 123 quy định các trường hợp được đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua  cổng TTĐT Tổng cục Thuế, bao gồm: 

Thứ nhất, trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức chức, hộ cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ. 

Thứ hai, nếu doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua công thông tin điện tử Tổng cục Thuế. 

Các bước thực hiện đối với đối tượng đăng ký HĐĐT trực tiếp tại cổng TTĐT Tổng cục Thuế: 

Bước 1: Lập từ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ - HĐĐT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế. 

Bước 2: Cổng thông tin điện tử Tổng Cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế. 

Bước 3: Trong thời gian 1 ngày làm việc từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu 01/TB - ĐKĐT Phụ lục 1B ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT. 

Một là, trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất HĐĐT theo Nghị định 123. 

Hai là, trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Nghị định 123 còn quy định một số nội dung như, kề từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123. 

Đồng thời, theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.

4.2 Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử 

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm: 

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử. 

- Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp. 

Lưu ý: 

Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu phải là bản Scan và được đưa chung vào 01 bản dưới dạng word (.doc). 

Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

4. Thời gian đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử tại cổng TTĐT Tổng cục Thuế sau một ngày làm việc thì Tổng cục Thuế sẽ có thông tin xác nhận trả về bằng thư điện tử cho doanh nghiệp biết được mình đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 
Với trường hợp doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử sẽ phải sửa đổi và bổ sung theo yêu cầu của cơ quan thuế. 

5. Chi phí dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử

Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm cũng như để việc thực hiện hóa đơn điện tử doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn có thể tham khảo dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử của Luật Gia Khang. Tùy vào nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp mà chi phí cung cấp hóa đơn điện tử của chúng tôi sẽ có mức giá cụ thể khác nhau. Để biết rõ hơn về mức giá dịch vụ hóa đơn điện tử các bạn có thể gọi vào hotline của Luật Gia Khang để chúng tôi tư vấn trực tiếp cụ thể hơn. 

Có thể bạn sẽ cần: Dịch vụ đăng ký chữ ký số

Trên đây là những chia sẻ về hóa đơn điện tử doanh nghiệp để các bạn tham khảo thêm. Ngoài ra, nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm về lĩnh vực này, có thể sử dụng dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử của Luật Gia Khang để tiết kiệm thời gian và công sức cho mình. Nhanh chóng liên hệ tới địa chỉ email, hotline hoặc website để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn một cách tốt nhất.