Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử là gì? Phương pháp và làm hồ sơ báo cáo như thế nào?

Sai sót là điều không thể tránh khỏi khi lập hóa đơn điện tử. Nếu bạn cũng đang rơi vào trường hợp phát hành hóa đơn điện tử sai thông tin thì có thể tham khảo bài viết chia sẻ về cách hủy hóa đơn điện tử ở bên dưới. Hãy lướt xuống để theo dõi ngay bạn nhé!

1. Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là gì?

1.1. Hủy hóa đơn

Căn cứ theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa về việc hủy hóa đơn như sau:

“Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”

1.2. Tiêu hủy hóa đơn

Tại khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đề cập đến việc tiêu hủy hóa đơn như sau:

- Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

- Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Từ những thông tin ở trên, ta có thể hiểu đơn giản hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Còn tiêu hủy hóa đơn xóa bỏ sự tồn tại của hóa đơn trên hệ thống (đối với hóa điện tử) hoặc trên thực tế đối với hóa đơn giấy.

2. Các trường hợp cần hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn điện tử

2.1. Trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc hủy hóa đơn như sau:

“Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới”

Đồng thời, khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định:

“Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP”

2.2. Trường hợp tiêu hủy hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế như sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Lưu ý:

- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc hủy hóa đơn điện tử như sau:

- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. 

- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

4. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử

Tại khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:

“a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

d) Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.”

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử

Bạn vừa tham khảo bài viết chia sẻ về việc hủy, tiêu hủy hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn khi sử dụng hóa đơn điện tử. Cảm ơn bạn đã đọc và nhớ theo dõi những bài viết khác của Luật Gia Khang về đăng ký kinh doanh và kế toán nhé!